Jaké údaje musí zaměstnavatel získat od zaměstnanců pro JMHZ?

1. Proč zaměstnavatel potřebuje údaje od zaměstnanců

JMHZ je jedno souhrnné elektronické podání, kterým firma každý měsíc plní ohlašovací a evidenční povinnosti o sobě i o svých zaměstnancích vůči více úřadům najednou. Kombinuje souhrnná data o zaměstnavateli s individuálními údaji ke každému zaměstnanci a ke každému jeho zaměstnání. Aby se osoba i její pracovní vztah správně spárovaly a spočítaly, potřebujete o každém zaměstnanci úplné a aktuální osobní, daňové a pojišťovací údaje. Část z nich máte ze smlouvy, z docházky a mzdového systému nebo je přiděluje stát; zbytek — typicky identitu, daňovou rezidenci, slevy a doklady — musí dodat sám zaměstnanec. Právě tuhle skupinu posbírá Zamdot jedním strukturovaným dotazníkem.

2. Údaje, které zaměstnanec vyplní přes Zamdot

Dotazník je rozdělený do kategorií podle toho, co se pro výpočet mzdy a pro hlášení skutečně potřebuje. Níže je přehled na úrovni kategorií s příklady — ne doslovný výčet všech polí formuláře. Které části se konkrétního zaměstnance týkají, se řídí jeho situací (viz adaptivita níže).

3. Adaptivní dotazník ve třech jazycích

Dotazník se přizpůsobuje konkrétnímu zaměstnanci — kroky, které se ho netýkají, se automaticky přeskočí. Zaměstnanec tak vidí jen to, co je pro něj relevantní, a vyplní vše v jednom průchodu.

• •Adaptivní kroky: sekce pro cizince, manžela/manželku, děti nebo důchod se zobrazí jen tomu, koho se týkají.
• •Tři jazyky: dotazník je dostupný v češtině, angličtině a ukrajinštině.
• •Jeden odkaz: zaměstnanec dostane pozvánku e-mailem a vyplní údaje sám, bez zakládání účtu.

4. Co zaměstnavatel od zaměstnance přes Zamdot nezískává

Řadu údajů pro JMHZ nezískáváte od zaměstnance přes dotazník — máte je ze smlouvy, z docházkového a mzdového systému, nebo je přiděluje stát. Zamdot je proto ani nesbírá; tady je čára, kterou stojí za to znát:

• •Druh, rozsah a datum nástupu pracovního vztahu (HPP, DPP, DPČ) — vychází z pracovní smlouvy nebo dohody, ne z dotazníku.
• •Výše sjednané mzdy či odměny a odpracované hodiny — z mzdové a docházkové evidence.
• •Srážky, exekuce nebo insolvence — z doručených rozhodnutí a mzdové agendy.
• •Identifikátory OIČ a ID zaměstnání — přiděluje stát; do hlášení je doplní mzdový systém z dat na ePortálu ČSSZ.
• •E-mail zaměstnance — slouží jen k doručení pozvánky do dotazníku; jediný kontaktní údaj, který dotazník sbírá, je telefon.

5. Proč nestačí neaktuální nebo neúplná data

JMHZ se podává každý měsíc od 1. do 20. dne, výhradně elektronicky v předepsané struktuře — chybný nebo prázdný údaj se promítne hned do nejbližšího hlášení a není kam ho „dovysvětlit“. Zákon č. 323/2025 Sb. navíc zavádí za nesplnění povinností přestupky a pokuty. Aktuální a úplná data jsou jediná cesta, jak měsíční hlášení odbavit bez oprav — Zamdot v tom pomáhá tak, že od zaměstnanců posbírá jejich část údajů jedním dotazníkem a připraví z nich čisté podklady; samotné hlášení i tak podává zaměstnavatel nebo jeho mzdová účtárna.

• •Vyžádejte si údaje na začátku pracovního vztahu, ne až těsně před termínem hlášení.
• •Hlídejte změny — nový bankovní účet, narození dítěte (daňové zvýhodnění), změna adresy nebo studia.
• •Sbírejte doklady ke slevám podepsané a kompletní; bez nich slevu neuplatníte.
• •U cizinců počítejte s pracovním oprávněním, formulářem A1 a zahraničním pojištěním.