Jaké údaje musí zaměstnavatel získat od zaměstnanců pro JMHZ?

1. Co JMHZ obsahuje na úrovni zaměstnavatele

JMHZ je jedno souhrnné elektronické podání, kterým zaměstnavatel plní ohlašovací a evidenční povinnosti o sobě i o svých zaměstnancích vůči více úřadům najednou. Skládá se ze tří složek: samotného Jednotného měsíčního hlášení (JMH), evidence zaměstnavatele a evidence zaměstnance. Hlášení kombinuje souhrnná (agregovaná) data o zaměstnavateli a o odvedeném pojistném s individualizovanými daty ke každému zaměstnanci a ke každému jeho zaměstnání zvlášť. Mezi konkrétní údaje, které se u zaměstnanců sledují, patří:

• •Základní identifikační údaje zaměstnance
• •Vyměřovací základy pro pojistné
• •Slevy na dani
• •Odpracované hodiny
• •Statistické údaje, například nejvyšší dosažené vzdělání

2. Co je OIČ a ID zaměstnání a kdo je přiděluje

OIČ ani ID zaměstnání nezískáváte od zaměstnance — přiděluje je stát. Nejsou to údaje, na které byste se měli ptát na pohovoru; do hlášení je doplňuje mzdový systém. Vaším úkolem je dodat čisté osobní a mzdové údaje, na jejichž základě se osoba a její pracovní vztah správně spárují.

• •OIČ (osobní identifikační číslo) je unikátní a neměnný numerický identifikátor fyzické osoby. Přiděluje ho MPSV, každému člověku jen jednou, a zůstává stejné i při změně zaměstnavatele. Zaměstnavatel si příslušné OIČ ke svým zaměstnancům stahuje z ePortálu ČSSZ, nezadává ho zaměstnanec.
• •ID zaměstnání (identifikátor zaměstnání, dříve též ID PPV) identifikuje konkrétní zaměstnání a přiděluje ho ČSSZ. Má-li jeden člověk u zaměstnavatele více pracovních vztahů, má každý z nich vlastní ID zaměstnání.

3. Jaké údaje potřebujete získat přímo od zaměstnance

Od zaměstnance reálně potřebujete ty údaje, které nemáte odjinud a které stát nepřidělil — tedy osobní a kontaktní údaje, podklady pro výpočet mzdy, informace závislé na typu pracovního vztahu, doklady pro daňové slevy a statistický údaj o vzdělání. Které přesně údaje vyžadujete, závisí na typu pracovního vztahu a na uplatňovaných slevách; tabulka níže je praktickým rozdělením běžných personálních a mzdových údajů, ne doslovný výčet polí formuláře. Identifikátory OIČ a ID zaměstnání v tabulce schválně nejsou — ty si do hlášení doplní mzdový systém.

4. Údaje pro daňové slevy a zvýhodnění

Pokud zaměstnanec uplatňuje slevy na dani nebo daňové zvýhodnění, musíte mít podklady — typicky podepsané prohlášení poplatníka, doklady k dětem, průkaz ZTP/P nebo potvrzení o studiu. Bez nich nelze slevu správně promítnout do mzdy ani do hlášení. Tyto doklady jsou klasickým příkladem údajů, které musí dodat sám zaměstnanec.

5. Proč nestačí neaktuální nebo neúplná data

JMHZ se podává každý měsíc, a to od 1. do 20. dne kalendářního měsíce, výhradně elektronicky v předepsané struktuře — chybný nebo neúplný údaj se tak promítne hned do nejbližšího hlášení a prázdné nebo nesprávně vyplněné pole není kam „dovysvětlit“. Zákon č. 323/2025 Sb. navíc zavádí za nesplnění povinností přestupky a pokuty. Aktuální a úplná data jsou jediná cesta, jak měsíční hlášení odbavit bez stresu a oprav — Zamdot v tom pomáhá tak, že od zaměstnanců posbírá údaje jedním strukturovaným dotazníkem a připraví z nich čisté podklady; samotné hlášení i tak podává zaměstnavatel nebo jeho mzdová účtárna.

• •Vyžádejte si údaje na začátku pracovního vztahu, ne až těsně před termínem hlášení.
• •Hlídejte změny — nový bankovní účet, narození dítěte (daňové zvýhodnění), změna adresy nebo studia.
• •Sbírejte doklady ke slevám podepsané a kompletní; bez nich slevu neuplatníte.
• •Ošetřete cizince a souběhy vztahů — zde nejčastěji chybí údaje nebo se pletou jednotlivá zaměstnání.