Jak získat údaje od zaměstnanců pro JMHZ?

Které údaje od zaměstnanců potřebujete

Pro přípravu JMHZ potřebujete o každém zaměstnanci kombinaci identifikačních, mzdových a statistických údajů. Část z nich má zaměstnavatel z personální evidence, část přiděluje stát a několik klíčových položek musíte získat přímo od zaměstnance, protože je jinak nemáte kde vzít. Do hlášení vstupují mimo jiné základní identifikační údaje, vyměřovací základy, slevy na dani, odpracované hodiny a statistický údaj o nejvyšším dosaženém vzdělání. K evidenci zaměstnanců dále patří dva identifikátory, které přiděluje stát: OIČ (osobní identifikační číslo) přiděluje Ministerstvo práce a sociálních věcí a zaměstnavatel si ho stahuje z ePortálu ČSSZ, nikoli od zaměstnance, a ID zaměstnání, které identifikuje konkrétní pracovněprávní vztah, přiděluje ČSSZ. Sbíráte přitom i citlivé osobní údaje, například rodná čísla nebo údaje o dětech — nakládejte s nimi podle GDPR a nesbírejte víc, než pro hlášení potřebujete. Z pohledu „co musím vytáhnout ze zaměstnance“ jsou nejčastější tyto položky:

• •Nejvyšší dosažené vzdělání — statistický údaj, který zaměstnavatel většinou nemá v systému a musí se na něj zaměstnance zeptat.
• •Podklady ke slevám na dani a daňovému zvýhodnění — prohlášení poplatníka, doklady k dětem, případné potvrzení o studiu nebo o invaliditě.
• •Aktuální osobní a kontaktní údaje — aby seděly identifikační údaje v hlášení.

Proč ruční sběr přes e-mail a Excel selhává

Ruční sběr je problém, protože nemáte kontrolu nad úplností, formátem ani termínem. Data se vám vracejí roztříštěná v desítkách e-mailů, v různě vyplněných tabulkách a často s chybějícími poli — a vy je musíte ručně poskládat dohromady právě ve chvíli, kdy běží lhůta pro podání. JMHZ se navíc podává měsíčně, ve lhůtě od 1. do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, za který se hlášení podává. Když sběr dat každý měsíc začíná znovu rozesíláním e-mailů, jde o opakující se zátěž, ne o jednorázovou akci. Konkrétně na ručním sběru naráží skoro každá mzdová účtárna:

• •Nekompletní odpovědi — zaměstnanec vynechá vzdělání nebo zapomene na potvrzení o studiu dítěte a zjistíte to, až když skládáte hlášení.
• •Chyby ve formátu — rodné číslo s lomítkem i bez, datum jako „3. 5.“ i „03. 05. 2026“, překlepy v číslech účtu.
• •Ztracené a přeposílané e-maily — jedna verze v příloze, druhá v těle zprávy, třetí „pošlu zítra“, nikdo neví, co je platné.
• •Ruční přepisování — z patnácti tabulek do jedné znamená hodiny práce a riziko překlepu přesně tam, kde záleží na přesnosti.
• •Hlídání termínu na vás — musíte sami obvolávat ty, kdo neodpověděli, a to v období, kdy už tak nestíháte.

E-mail vs. Excel vs. online dotazník

Nejspolehlivější způsob je online dotazník, protože jako jediný umí vynutit povinná pole, automaticky připomínat a vrátit data v jednotném strojovém formátu. E-mail je nejhorší — žádná struktura, žádná kontrola. Sdílený Excel je o stupeň lepší, ale stále závisí na disciplíně a ručním hlídání. E-mail i Excel navíc mají jednu společnou slabinu: veškerou práci a hlídání přenáší na vás. Srovnání hlavních kritérií:

Jak fungují automatické připomínky

Automatické připomínky znamenají, že nástroj sám sleduje, kdo dotazník ještě nevyplnil, a v nastavených termínech mu pošle upozornění bez vašeho zásahu. Odpadá tím nejotravnější část sběru — obvolávání a dotazy „už jsi mi to poslal?“. Tahle logika připomínek a stavů zároveň pomáhá u opakovaných měsíčních cyklů, kde se sběr nesmí pokaždé rozjíždět od nuly. V praxi to vypadá takto:

• •Vytvoříte seznam zaměstnanců a každému se vygeneruje vlastní odkaz na dotazník.
• •Zaměstnanec vyplní údaje sám, ve svém čase, ze svého počítače i telefonu.
• •Komu se vyplnění nepodaří, tomu nástroj sám připomene, že má dotazník dokončit.
• •Vy na jednom místě vidíte stav — kdo hotovo, kdo rozpracováno, kdo nezačal.

Jak zajistit vyplnění povinných polí

Úplnost zajistíte tím, že kontrola proběhne už při vyplňování, ne až u vás při skládání hlášení. Dotazník zaměstnance nepustí dál, dokud nevyplní povinné pole, a zároveň hlídá formát — datum jako datum, rodné číslo ve správném tvaru, číslo jako číslo. Výsledkem jsou data, která dostanete kompletní a v jednotném tvaru, takže je nemusíte čistit ani dohledávat. Co dobře navržená kontrola polí řeší:

• •Povinná pole nejdou přeskočit — vzdělání, identifikační údaje, podklady ke slevám.
• •Formát se ověřuje na vstupu — chyby se odchytí hned, ne až při exportu.
• •Podmíněné otázky — má-li zaměstnanec děti, doptá se dotazník na potřebné podklady; pokud ne, otázky nezobrazuje a nezatěžuje ho.

Export a předání do mezd

Když máte data posbíraná na jednom místě a ve stejné struktuře, export pro mzdy je otázka jednoho kliknutí. Místo přepisování z patnácti tabulek dostanete jeden přehledný výstup, který předáte do mzdové účtárny nebo použijete jako podklad pro sestavení JMHZ. Zamdot přitom posbírá údaje od zaměstnanců, pohlídá povinná pole a připraví podklady pro mzdy — samotné JMHZ pak podává zaměstnavatel nebo jeho mzdová účtárna elektronicky, a to datovou schránkou ČSSZ (ID iie254d), přes ePortál ČSSZ, nebo přímo z mzdového softwaru přes datové rozhraní; papírové podání není možné. Zamdot tedy řeší tu část, kterou nezajistí žádný mzdový software ani stát — spolehlivý sběr dat od lidí. Hotová a zkontrolovaná data pak plynule navazují na to, jak se hlášení reálně podává.