Co potřebujete od nového zaměstnance: kompletní checklist 2026

Zaměstnavatel je povinen zajistit kompletní sadu osobních a daňových údajů od každého nového zaměstnance ještě před prvním výplatním termínem. V praxi to znamená sebrat osobní doklady, daňové prohlášení, bankovní spojení, zdravotní pojišťovnu a v mnoha případech i doklady o předchozím zaměstnání. Tento checklist pokrývá všechny povinné i doporučené položky pro rok 2026.

Jaké osobní údaje musíte od zaměstnance získat?

Zákoník práce a zákon o daních z příjmů ukládají zaměstnavateli povinnost evidovat konkrétní osobní údaje každého zaměstnance. Tyto informace jsou nezbytné pro správné přihlášení k sociálnímu a zdravotnímu pojištění a pro správný výpočet mzdy.

• •Jméno a příjmení (včetně všech předchozích příjmení)
• •Rodné číslo nebo datum a místo narození
• •Adresa trvalého pobytu a případně kontaktní adresa
• •Číslo občanského průkazu nebo cestovního pasu
• •Státní občanství
• •Číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy
• •Kód zdravotní pojišťovny

Jaké daňové dokumenty zaměstnanec podepisuje?

Nejdůležitějším daňovým dokumentem je Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob (tzv. růžový formulář). Bez tohoto podpisu nemůže zaměstnavatel uplatnit základní slevu na dani a zaměstnanec přijde o část svého čistého příjmu.

• •Prohlášení poplatníka daně z příjmů FO — základ pro uplatnění slev na dani
• •Uplatnění slevy na vyživované děti — pokud zaměstnanec má děti v péči
• •Uplatnění slevy na manžela/manželku s nízkými příjmy
• •Případné uplatnění invalidního důchodu nebo slevy ZTP/P
• •Doložení doby předchozího zaměstnání v daném roce (zápočtový list)

Co je potřeba pro přihlášení k sociálnímu a zdravotnímu pojištění?

Zaměstnavatel musí přihlásit nového zaměstnance k sociálnímu a zdravotnímu pojištění nejpozději v den nástupu do zaměstnání. K tomu potřebuje znát zdravotní pojišťovnu zaměstnance a jeho rodné číslo. Nepřihlášení zaměstnance včas je správním deliktem s pokutou až 100 000 Kč.

Jaké dokumenty jsou potřeba specificky pro JMHZ (Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele)?

JMHZ je souhrnné měsíční hlášení, které od roku 2025 zaměstnavatelé podávají na ČSSZ. Vyžaduje strukturovaná data v přesném formátu — proto je tak důležité sbírat je digitálně a bez chyb již při onboardingu. Oprava dat zpětně je administrativně náročná a může způsobit problémy s výplatami.

• •Přesné rodné číslo nebo datum narození pro zahraniční zaměstnance
• •Typ a číslo dokladu totožnosti
• •Adresa v ČR (pro zahraniční pracovníky)
• •Informace o zdravotním stavu (invalidita, ZTP)
• •Typ pracovněprávního vztahu a sjednaný rozsah pracovní doby

Jak sbírat tyto údaje efektivně a bez chyb?

Papírové formuláře a Excel tabulky jsou nejčastější příčinou chyb v onboardingových datech. Zaměstnanec vyplní pole nesprávně, HR to musí kontrolovat ručně a opravy se táhnou i několik dní. Moderní onboardingová platforma jako Zamdot zobrazí zaměstnanci pouze relevantní otázky, provede validaci v reálném čase a HR dostane kompletní a čistá data připravená pro mzdy.

Shrnutí: kompletní checklist v bodech

• •Osobní doklad (OP nebo pas) — fotokopie nebo ověřená kopie
• •Rodné číslo (nebo datum a místo narození u cizinců)
• •Trvalé bydliště + kontaktní adresa
• •Zdravotní pojišťovna (kód)
• •Číslo bankovního účtu pro výplatu
• •Podepsané Prohlášení poplatníka daně z příjmů FO
• •Uplatnění slev na dani (děti, manžel/ka, invalidita)
• •Zápočtový list od předchozího zaměstnavatele (pokud v témže roce)
• •Doklad o zdravotní způsobilosti (u rizikových profesí)
• •Souhlas se zpracováním osobních údajů (GDPR)