2026-03-01 • 6 min čtení

Co potřebujete od nového zaměstnance: kompletní checklist 2026

Přehled všech dokumentů, údajů a souhlasů, které musí zaměstnavatel získat od nového zaměstnance před prvním výplatním termínem. Aktuální pro rok 2026.

Zaměstnavatel je povinen zajistit kompletní sadu osobních a daňových údajů od každého nového zaměstnance ještě před prvním výplatním termínem. V praxi to znamená sebrat osobní doklady, daňové prohlášení, bankovní spojení, zdravotní pojišťovnu a v mnoha případech i doklady o předchozím zaměstnání. Tento checklist pokrývá všechny povinné i doporučené položky pro rok 2026.

Jaké osobní údaje musíte od zaměstnance získat?

Zákoník práce a zákon o daních z příjmů ukládají zaměstnavateli povinnost evidovat konkrétní osobní údaje každého zaměstnance. Tyto informace jsou nezbytné pro správné přihlášení k sociálnímu a zdravotnímu pojištění a pro správný výpočet mzdy.

Jméno a příjmení (včetně všech předchozích příjmení)
Rodné číslo nebo datum a místo narození
Adresa trvalého pobytu a případně kontaktní adresa
Číslo občanského průkazu nebo cestovního pasu
Státní občanství
Číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy
Kód zdravotní pojišťovny

Jaké daňové dokumenty zaměstnanec podepisuje?

Nejdůležitějším daňovým dokumentem je Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob (tzv. růžový formulář). Bez tohoto podpisu nemůže zaměstnavatel uplatnit základní slevu na dani a zaměstnanec přijde o část svého čistého příjmu.

Prohlášení poplatníka daně z příjmů FO — základ pro uplatnění slev na dani
Uplatnění slevy na vyživované děti — pokud zaměstnanec má děti v péči
Uplatnění slevy na manžela/manželku s nízkými příjmy
Případné uplatnění invalidního důchodu nebo slevy ZTP/P
Doložení doby předchozího zaměstnání v daném roce (zápočtový list)

Co je potřeba pro přihlášení k sociálnímu a zdravotnímu pojištění?

Od 1. 7. 2026 musí zaměstnavatel přihlásit nového zaměstnance do evidence zaměstnanců (systém JMHZ, ČSSZ) nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce; přihlásit ho lze nejdříve 8 dnů před předpokládaným nástupem. (Do 30. 6. 2026 platila přechodně starší lhůta do 8 dnů od nástupu; pro cizince platí povinnost přihlásit se „před nástupem" už od 1. 4. 2026.) Zdravotní pojišťovně se nástup a ukončení zaměstnání oznamuje nadále do 8 dnů — hlášení JMHZ vůči ČSSZ tuto povinnost vůči zdravotním pojišťovnám nenahrazuje; od 1. 1. 2026 se navíc podává jen elektronicky. Za nepřihlášení zaměstnance do evidence hrozí zaměstnavateli pokuta až 100 000 Kč podle zákona č. 323/2025 Sb.; vůči zdravotní pojišťovně až 200 000 Kč.

Jaké dokumenty jsou potřeba specificky pro JMHZ (Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele)?

JMHZ je souhrnné měsíční hlášení, které zaměstnavatelé podávají na ČSSZ podle zákona č. 323/2025 Sb. Zákon nabyl účinnosti 1. ledna 2026; přechodné okno pro hlášení za leden až březen 2026 skončilo 30. června 2026 a systém teď běží v ostrém měsíčním režimu — hlášení se podává vždy od 1. do 20. dne následujícího měsíce. Za včas nepodané nebo chybně podané hlášení hrozí pokuta až 5 000 Kč za každého dotčeného zaměstnance. Hlášení vyžaduje strukturovaná data v přesném formátu — proto je tak důležité sbírat je digitálně a bez chyb již při onboardingu. Oprava dat zpětně je administrativně náročná a může způsobit problémy s výplatami.

Přesné rodné číslo nebo datum narození pro zahraniční zaměstnance
Typ a číslo dokladu totožnosti
Adresa v ČR (pro zahraniční pracovníky)
Informace o zdravotním stavu (invalidita, ZTP)
Typ pracovněprávního vztahu a sjednaný rozsah pracovní doby

Jak sbírat tyto údaje efektivně a bez chyb?

Papírové formuláře a Excel tabulky jsou nejčastější příčinou chyb v onboardingových datech. Zaměstnanec vyplní pole nesprávně, HR to musí kontrolovat ručně a opravy se táhnou i několik dní. Moderní onboardingová platforma jako Zamdot zobrazí zaměstnanci pouze relevantní otázky, provede validaci v reálném čase a HR dostane kompletní a čistá data připravená pro mzdy.

Shrnutí: kompletní checklist v bodech

Osobní doklad (OP nebo pas) — fotokopie nebo ověřená kopie
Rodné číslo (nebo datum a místo narození u cizinců)
Trvalé bydliště + kontaktní adresa
Zdravotní pojišťovna (kód)
Číslo bankovního účtu pro výplatu
Podepsané Prohlášení poplatníka daně z příjmů FO
Uplatnění slev na dani (děti, manžel/ka, invalidita)
Zápočtový list od předchozího zaměstnavatele (pokud v témže roce)
Doklad o zdravotní způsobilosti (u rizikových profesí)
Informace o zpracování osobních údajů podle čl. 13 GDPR (pozor: ne plošný souhlas — mzdová a personální agenda se zpracovává z titulu právní povinnosti)